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建立自己的数据库能为印刷企业采购提供科学合理的凭据

高速喷墨印刷设备的不普及,致使整体用纸量上不去,而不同的高速喷墨印刷设备用到的纸张尺寸不同,纸张生产商的需求量少,生产周期不稳定,代理商也不想多订纸压库存,增加仓储管理费用,这给印企的纸张监管造成了一定的难度。

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基于高速喷墨印刷设备资金投入高、使用费用高,只适用于于200~1500册书刊印刷,因此大部分出版社将高速喷墨印刷方式看作传统印刷方式的补充。

这又引伸出一个新难题,高速喷墨印刷设备的不普及,致使整体用纸量上不去,而不同的高速喷墨印刷设备用到的纸张尺寸不同,纸张生产商的需求量少,生产周期不稳定,代理商也不想多订纸压库存,增加仓储管理费用,这给印企的纸张监管造成了一定的难度。

小编了解到,现阶段许多拥有高速喷墨印刷设备的印企都自己订纸、自己使用、自己监管。

采购工作要解决什么时间买纸、买哪种规格型号的纸、买多少纸这3个难题。在发展的不同的时期,答案可能各不相同。

第一阶段:起步期

这一时期应属印企才购置高速喷墨印刷设备,业务量增加迅速,但客户结构不科学,需求量没规律性,采购纸张时找不到数据支撑,不了解买什么规格型号的纸,也不了解买多少能符合生产需求量。

这一历程是印企一定要经历的,为了更好地确保生产,符合客户不断发展的不同需求量,只可以存储、购入各种规格型号的纸张。一般遵照的标准是:下月的采购量以上月的消耗量为原则,同时按照对客户生产节奏的分析进行一定的调节。

但这一方法资金占用较多,找不到合理性,一些规格型号的纸张购入后存放很长时间,应用十分迟缓;有些尽管购入了许多,但依旧远远不够用。在这一时期,在符合生产需求量的同时还要做以下几件事。

第一步,收集数据。填写采购记录和使用记录两张表。在采购记录中,以月为单位记录了本月各种规格型号的纸张采购信息,当中包含采购时间、批次、规格型号、数量等。在使用记录中,记录了本月各种规格型号纸张的使用状况,当中包含出库时间、规格型号、数量等。

第二步,分析数据。主要分析使用记录。一般,印企在运行高速喷墨印刷设备一年后,就会得到一份十分有意义的使用数据,不仅能够了解过去一年纸张的采购费用,而且了解不同的客户喜欢使用什么规格型号的纸张,更能够统计出每个月不同的规格型号纸张的使用状况,为接下来的采购工作提供数据支持。

第二阶段:成长期

这一时期的特点是主要客户已经基本上确定,也有一定的比率的新增客户,但新增客户比例小,80%的主要业务依靠老顾客,同时手边累积了最少3个完整的生产年度数据。次时的采购工作就不可以盲目执行,而应当建立在科学合理的分析基础之上。

第一步,我们能够按照3个年度数据来分析每个月的用纸量均值,将这一数据看作下月采购基础数据,这一部分占60%;

第二步,我们要分析客户的成长能力,考虑增加20%的用纸量;再一次按照公司业务的发展和开拓状况,考虑是不是要增加20%的用纸量;

最后,上述3个数据生成下月度的采购方案。如此进行工作,目标更清晰,资金使用更准确无误,针对性更强,既符合了生产需要,又将纸张的采购费用降至了科学合理范围之内。

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